資料作成

よく「なんでそんなに早く帰れるのか?」と聞かれることがある。

学生からは「何時に帰るんですか?」と聞かれて「今日の自分のゴールを迎えればそのときに帰るよ。6時半のときもあれば11時のときもある。」と答えたら、「6時半に帰ることなんてあるんですね!」などと驚かれる。

どうやら取り付かれたように働いているように見えているらしい。少なくともそれは間違っている。

今日ふと思ったことがある。それは資料を作るという行為についてだ。

ぼくは仕事のアウトプットとして資料を提出することが多い。

少なくとも毎週のMTGでは現在のプロジェクトの進捗と数字を、Qごとには大きな中長期の事業戦略を、そしてイレギュラーで特定のポイントにフォーカスした資料を作成し、提出する。

資料作成が早く効率的になることは今のぼくにとって仕事のパフォーマンスを効率的に上げることにつながる。そしてこれは様々な人につながることではないだろうか?資料作成の時間を除くと自分はどれだけ働いていないのか愕然とし、資料作成の時間を積み上げると、本当に膨大な時間をそれらに費やしていることに驚く。だからこの資料作成についてぼくが思っているコツをここでは書きたい。

ぼくが出さなければならない資料は5つだ。それは

  1. 中長期の大きな事業計画を提出する
  2. あるプロジェクトに関して深く資料を作成する
  3. 競合に関する資料を提出する
  4. 進捗資料を提出する
  5. 特定のポイントにフォーカスした(例えば組織や個人のキャリアパス、インフラや、運用など戦略から一歩ディテールに踏み込んだ)資料を提出する

である。

しかし、これらは1つ1つの点の資料ではない。線の資料なのだ。

どのような資料であっても、いきなり降って湧いたように作るのではなく、事業計画という大戦略が存在している中で、必要に応じてエッセンスを抽出して構築されるべきものだ。だからある資料を提出するように求められたとき、まず僕がすることは過去の資料を確認することだ。もっと具体的に言えば、ほぼすべての資料は過去に自らが作った中長期の資料、もしくは自分の上長が書いた戦略の資料、自分のメンバーが作ったディテールの報告資料に書かれていて、それらをかいつまんでまとめればたいてい求める資料にはなる。

逆にそれにそぐわない資料とはなんだろうか?全く自らの事業に関係ない資料、いままでに誰も作っていない資料、そんなものは存在するのだろうか?

たぶん存在しない。事業戦略の中にビジョン、ミッション、市場背景、競合分析、中長期の戦略、足下の課題、直近の戦略、そして組織が入っている。求められている資料はこれらの中に入っていない訳がない。だから常に心がけることは軸になる事業戦略書を可能な限りきちんと作ることだ。そして常にブラッシュアップすること。立ち戻ること。事業計画を作って提出したら終わりではない。事業計画は上司を喜ばせるために作っているのではなくて、自らの事業やサービスがぶれないように作っているのだから。そうすると、すべての資料はそこからの少しの抜粋や、肉付けで完成するのだ。

これは戦略以外の話でも同じだ。たいていみんな同じような資料を、同じようなデータからそれぞれがバラバラに作っている。もしたくさんの資料作成に毎日追いかけられている人がいるとしたら、もしかしてすべての資料をゼロからつくってないだろうか?たいていの資料は過去の自らの(もしくはチームメンバーが過去に作った)資料を加筆修正すれば完成するものだ。そうでないときはあなたの資料作成は間違っている。常に「いま作っている資料をあと5回は使おう」と心がけてみるといい。ちょっと立ち止まって今作っている資料は他に転用できないか?転用する可能性はないか?考えてみると良い。すると汎用的に作ろうと努力をし、なるべく楽をしようと努力をする。

結果、早く仕事が終わり、速やかにビールが飲めるようになる。